هر دستگاهی که قادر به نگهداری اطلاعات باشد به نحوی که استفاده کننده از آن بتواند در هر لحظه که لازم باشد به اطلاعات مورد نیازش دستیابی داشته باشد، حافظه نامیده میشود

راه رایج برای نگهداری اطلاعات، ضبط آنها بر رسانه خارجی، در واحدهای مرسوم است.فایلها برای ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات ایجاد میشوند و امکاناتی در سیستم ها وجود دارد و کاربر میتواند با فراخواندن عملیات، عمل مورد نظرش را انجام دهد.

مفهوم رکورد در ذخیره و بازیابی اطلاعات را از سه دیدگاه (در سه سطح) میتوان مورد بررسی قرار داد: در سطح انتزاعی، در سطح برنامه کاربر و در محیط ذخیره سازی.

از نظر سیستم فایل فیزیکی، فایل از تعدادی بلاک تشکیل شده است که بلاک قالبی است با ساختار مشخص و شامل تعدادی رکورد، جای دادن چندین رکورد در این قالب بزرگتر را بلاک بندی گوییم.

بافر ناحیه ای است واسط در عملیات ورودی و خروجی و در این ناحیه اقلا یک رکورد، (در حالت فایل بلاک بندی نشده) و یا اقلا یک بلاک در حالت فایل بلاک بندی شده جای داده میشود و اساسا برای ایجاد هماهنگی بین عملیات پردازنده ورودی/ خروجی و واحد پردازش مرکزی و در شرایطی تسریع این عملیات به کار می رود.

هر سیستم فایل، فایلها را بر اساس ساختار یا ساختارهایی ایجاد میکند. ساختارهای مختلف در بازیابی و ذخیره سازی، رفتار متفاوت دارند و رسیدن به هدفهای فوق، در یک سیستم فایل مشخص، مستقیما بستگی دارد به ساختار یا ساختارهایی که آن سیستم ایجاد و تامین میکند

کارایی فایل ها را طبق ضوابط زیر ارزیابی میکنند: اندازه رکورد، زمان لازم برای واکشی یک رکورد، بازیابی رکورد،بهنگام سازی از طریق درج یک رکورد و ایجاد تغییر در یک رکورد، خواندن تمام فایل و سازماندهی مجدد فایل

ساختار فایل مستقیم (درهم) در ذخیره و بازیابی اطلاعات، ساختار جدایی است که در آن درج و واکشی رکوردها با استراتژی خاصی صورت میگیرد